직장에서 동료의 일을 잠깐 도와주는 것은 자연스러운 일입니다. 마감이 겹치거나 담당자가 갑자기 자리를 비우면 서로 업무를 나누기도 합니다.
그런데 특정 동료가
“이것만 잠깐 봐줄 수 있어요?”
“이 부분은 잘 아시니까 대신 해주시면 안 돼요?”
라고 자주 부탁하면서 어느 순간부터 원래 그 사람이 해야 할 업무까지 내가 처리하고 있는 상황이 생길 수 있습니다.
처음에는 협업이라고 생각했지만 비슷한 일이 반복되면
“이건 도와주는 건가, 아니면 상대의 일을 내가 맡고 있는 건가?”
라는 생각이 들 수 있습니다.
이럴 때는 부탁을 몇 번 받았는지만 볼 것이 아니라 업무의 책임이 누구에게 있는지, 내가 제공하는 도움이 일시적인 지원인지 반복적인 대행이 되고 있는지를 구분하는 것이 중요합니다.
동료를 도와주는 것과 동료의 업무를 대신하는 것은 다르다
같은 팀에서는 서로의 일을 완전히 분리하기 어렵습니다.
한 사람이 자료를 확인해주고 다른 사람이 의견을 주면서 결과물을 완성할 수도 있습니다.
예를 들어 내가 특정 시스템을 잘 알고 있다면 동료가
“이 설정값이 맞는지만 한번 확인해줄 수 있어요?”
라고 물어볼 수 있습니다.
짧은 확인만으로 상대가 자기 업무를 계속 진행할 수 있다면 일반적인 협업에 가깝습니다.
반대로
“제가 잘 모르니까 이 부분은 그냥 해주세요.”
라는 요청이 반복되고 최종 결과까지 내가 만들어줘야 한다면 역할이 달라집니다.
특히 원래 담당자는 상대인데 실질적인 작업이 계속 나에게 넘어온다면 업무 분담을 다시 확인할 필요가 있습니다.
처음 한두 번은 특별한 상황일 수 있다
갑자기 업무가 몰렸거나 개인적인 사정이 생겨 동료가 도움을 요청할 수 있습니다.
나 역시 언젠가 비슷한 도움을 받을 수 있습니다.
따라서 한 번 도와줬다는 이유만으로
“이 사람은 자기 일을 떠넘긴다.”
고 판단할 필요는 없습니다.
오히려 다음을 함께 살펴보는 편이 좋습니다.
- 일시적으로 일이 몰린 상황인가?
- 원래 담당 업무가 명확한가?
- 상대도 평소 다른 사람을 돕는 편인가?
- 도움을 받은 뒤 다시 자신의 업무를 이어가는가?
- 비슷한 부탁이 반복되고 있는가?
한 번의 요청보다 반복되는 방식이 더 중요한 판단 기준이 됩니다.
‘잘하는 사람’에게 일이 계속 몰릴 수 있다
어떤 일을 빠르고 정확하게 처리하면 팀에서 자연스럽게 그 사람을 찾게 됩니다.
처음에는
“이 부분은 ○○님이 제일 잘 아니까 한번 물어보자.”
였던 것이 시간이 지나면
“그냥 ○○님이 해주면 빠르잖아.”
로 바뀔 수 있습니다.
문제를 빨리 해결한다는 장점이 오히려 추가 업무로 돌아오는 것입니다.
하지만 내가 잘한다는 이유가 다른 사람의 담당 업무까지 계속 대신해야 한다는 의미는 아닙니다.
답을 알려주는 것보다 방법을 알려주는 편이 나을 때가 있다
동료가 같은 문제를 반복해서 가져온다면 매번 직접 해결해주는 방식은 오히려 장기적으로 불편할 수 있습니다.
예를 들어 매달 같은 보고서를 작성하면서
“이 부분 어떻게 하는 거였죠?”
라고 물어본다면 내가 다시 작업해주는 대신 방법을 알려줄 수 있습니다.
“지난달에도 이 부분에서 막혔던 것 같은데, 이번에 하는 방법을 같이 한번 정리해둘게요. 다음부터는 이 순서대로 하면 될 거예요.”
이렇게 하면 현재 문제는 도와주면서도 같은 업무가 계속 나에게 돌아오는 것을 줄일 수 있습니다.
문서나 가이드를 만들어두는 것도 반복적인 도움을 줄일 수 있다
여러 동료가 똑같은 질문을 한다면 개인의 문제가 아니라 업무 지식이 공유되지 않은 것일 수도 있습니다.
이 경우에는 매번 사람마다 설명하기보다 간단한 가이드나 체크리스트를 만들어두는 편이 효율적일 수 있습니다.
다만 내가 혼자 모든 문서를 만들어야 하는 것도 아닙니다.
팀에서 반복적으로 필요한 내용이라면 공식적인 업무로 정리할 수 있는지 관리자와 이야기해볼 수 있습니다.
‘잠깐만’이라는 요청이 실제로 얼마나 걸리는지 확인한다
동료가
“5분이면 돼요.”
라고 부탁했지만 실제로는 자료를 찾고 수정하고 다시 설명하면서 30분 이상 걸릴 수 있습니다.
이런 일이 자주 생기면 내 업무 일정도 계속 밀립니다.
그래서 요청을 받았을 때 바로 수락하기 전에 범위를 확인하는 습관이 도움이 됩니다.
“어느 부분까지 필요한 건가요? 확인만 하면 되는 건지 제가 수정까지 해야 하는 건지 알려주세요.”
라고 물을 수 있습니다.
업무의 크기를 알아야 실제로 도울 수 있는지도 판단할 수 있습니다.
내 업무 마감이 있다면 우선순위를 먼저 말할 수 있다
동료가 도움을 요청했다고 해서 내 업무를 바로 멈춰야 하는 것은 아닙니다.
특히 내가 먼저 마쳐야 하는 일이 있다면
“지금 제가 오늘 마감하는 일이 있어서 바로 하기는 어려워요. 오후 4시 이후에는 20분 정도 같이 볼 수 있습니다.”
라고 말할 수 있습니다.
도움을 완전히 거절하지 않으면서도 내 업무 일정까지 함께 고려하는 것입니다.
상대의 일이 급하다는 이유만으로 내 일이 항상 뒤로 밀릴 필요는 없다
동료가 마감 직전에 일을 가져오면서
“이거 오늘까지라 급해요.”
라고 할 수 있습니다.
하지만 그 업무가 급해진 이유가 내가 만든 것은 아닐 수 있습니다.
상대가 미리 준비하지 않아 생긴 긴급 상황이라면 매번 내 일정을 바꿔 해결해줄 필요는 없습니다.
물론 팀 전체에 큰 문제가 생길 상황이라면 한 번 도울 수 있습니다.
다만 같은 방식이 반복된다면 이후에는 업무 일정을 더 일찍 공유해달라고 이야기할 수 있습니다.
마감 직전 요청이 반복된다면 요청 시점을 문제로 이야기할 수 있다
업무 내용 자체보다 항상 너무 늦게 요청하는 것이 문제일 수도 있습니다.
그렇다면
“제가 이 부분을 확인해야 한다면 최소 하루 전에는 보내주세요. 당일 오후에 받으면 제 일정 때문에 확인이 어려울 수 있어요.”
라고 기준을 정할 수 있습니다.
이런 기준은 상대를 거절하기 위한 것이 아니라 협업이 가능하려면 어느 정도의 시간이 필요한지 알려주는 것입니다.
내가 한번 대신 해준 일이 새로운 담당 업무처럼 굳을 수도 있다
동료가 휴가라서 대신 처리했던 업무를 이후에도 계속 내가 맡게 될 수 있습니다.
처음에는 예외였는데 어느 순간
“지난번에도 해주셨으니까 이번에도 부탁드릴게요.”
라는 흐름이 생기는 것입니다.
이럴 때는 처음 도와준 이유를 다시 분명히 할 수 있습니다.
“지난번에는 휴가 중이셔서 제가 대신 처리한 거고, 이번 건은 원래 담당하시는 쪽에서 진행해주시면 될 것 같습니다.”
한 번 도와줬다는 사실이 영구적인 역할 변경을 의미하지 않는다는 점을 알려주는 것입니다.
상대가 ‘어떻게 하는지 모르겠다’고 할 때 바로 가져오지 않는다
동료가 경험이 부족하다면 실제로 모를 수 있습니다.
이 경우에는 필요한 교육이나 안내를 해주는 것이 팀 전체에도 도움이 됩니다.
하지만
“제가 잘 모르니까 해주세요.”
라는 이유로 계속 업무 전체를 넘기면 상대가 배울 기회도 줄어듭니다.
다음처럼 말할 수 있습니다.
“첫 번째는 같이 해볼게요. 다음 건부터는 먼저 진행해보고 막히는 부분을 가져오세요.”
도와주면서도 담당자가 직접 해볼 책임을 남겨두는 방식입니다.
초보 직원에게는 조금 더 많은 설명이 필요한 시기가 있을 수 있다
새로 입사했거나 처음 업무를 맡은 사람에게 경험 많은 직원과 똑같은 수준의 독립성을 요구하기는 어렵습니다.
초기에는 질문이 많고 검토를 자주 부탁할 수 있습니다.
이때 반복적인 질문만 보고 업무를 떠넘긴다고 판단하기보다 성장 과정인지 살펴볼 필요가 있습니다.
중요한 것은 시간이 지나면서 혼자 처리할 수 있는 범위가 늘어나고 있는지입니다.
도와준 뒤 결과 보고에서는 상대만 담당자처럼 보일 수도 있다
내가 상당 부분을 도와줬는데 최종 보고에서는 동료가
“제가 이렇게 처리했습니다.”
라고 설명할 수도 있습니다.
이 경우에는 단순한 업무 부담뿐 아니라 역할과 기여가 어떻게 기록되는지도 살펴볼 필요가 있습니다.
공동 작업이라면
“이 부분은 제가 원인 분석을 도왔고, 이후 실행은 ○○님이 진행했습니다.”
처럼 실제 역할이 보이도록 정리할 수 있습니다.
도움을 주는 것과 내 기여까지 사라지는 것은 별개의 문제입니다.
부탁을 받을 때마다 싫다고 하기는 어려울 수 있다
직장에서는 앞으로도 계속 같이 일해야 하기 때문에
“그건 당신 일이니까 알아서 하세요.”
라고 말하기 부담스러울 수 있습니다.
모든 요청을 단호하게 거절할 필요는 없습니다.
대신 내가 제공할 수 있는 도움의 범위를 정할 수 있습니다.
“전체 자료를 제가 작성하기는 어렵고, 작성한 뒤 핵심 부분만 한번 검토해드릴 수 있어요.”
처럼 말하면 업무의 책임은 상대에게 남겨두면서 필요한 지원만 제공할 수 있습니다.
도울 수 있는 범위를 먼저 제안하면 대화가 쉬워진다
단순히
“못 해요.”
라고 하는 것보다 가능한 부분을 제시할 수도 있습니다.
예를 들어
“지금 시간이 많지 않아서 전체를 같이 보기는 어렵고, 가장 어려운 두 부분만 가져오시면 15분 정도 볼게요.”
라고 말할 수 있습니다.
이렇게 하면 관계를 끊지 않으면서도 요청의 범위를 조절할 수 있습니다.
다른 사람의 일을 거절했다고 협업을 하지 않는 사람이 되는 것은 아니다
평소 동료를 많이 돕는 사람일수록 거절할 때
“내가 너무 비협조적인가?”
라고 생각할 수 있습니다.
하지만 협업은 한 사람이 다른 사람의 일을 계속 대신해주는 것을 의미하지 않습니다.
각자가 자신의 역할을 맡고 필요한 부분에서 서로 지원하는 것이 더 지속 가능한 협업입니다.
상대가 요청할 때마다 이유를 길게 설명할 필요도 없다
거절하기 미안해서
“사실 제가 오늘 이것도 해야 하고 저것도 해야 해서…”
라고 자신의 일정을 길게 설명할 수 있습니다.
하지만 내가 맡은 업무가 있다면 간단하게 말해도 충분할 수 있습니다.
“오늘은 제 업무 마감 때문에 추가 작업을 맡기 어렵습니다.”
정도로도 기준을 전달할 수 있습니다.
상사가 요청한 일이라면 단순한 동료 부탁과는 다르게 볼 수 있다
동료가
“팀장님이 같이 하라고 했어요.”
라고 말할 수도 있습니다.
실제로 관리자가 역할을 다시 배분한 것이라면 개인적인 부탁과는 다릅니다.
이 경우에는 내가 기존에 맡고 있던 일과 새로운 업무 중 무엇을 우선해야 하는지 확인하는 것이 좋습니다.
“이 업무까지 제가 맡는다면 현재 진행 중인 A 일정과 겹치는데 어떤 것을 먼저 해야 할지 팀장님과 우선순위를 확인하겠습니다.”
라고 할 수 있습니다.
업무가 공식적으로 추가됐다면 기존 업무도 함께 조정되어야 할 수 있다
새로운 일을 맡으라는 요청을 받았는데 기존 업무는 그대로 유지될 수 있습니다.
그러면 단순히 일을 하나 더 하는 문제가 됩니다.
업무량이 실제로 감당하기 어렵다면
“이 일을 못 하겠습니다.”
보다
“현재 A와 B를 이번 주까지 완료해야 하는데 C까지 맡으면 모두 같은 일정으로 끝내기는 어렵습니다. 우선순위를 정해주시면 그 순서대로 진행하겠습니다.”
라고 업무량과 일정의 문제로 이야기할 수 있습니다.
팀에서 업무 경계가 애매한 경우도 있다
내가 보기에는 동료의 업무인데 상대는 공동 업무라고 생각할 수도 있습니다.
특히 새로운 프로젝트나 여러 부서가 함께 하는 업무에서는 역할이 명확하지 않을 수 있습니다.
이럴 때는 개인끼리
“그건 당신 일입니다.”
라고 다투기보다 담당 범위를 먼저 확인하는 편이 좋습니다.
필요하면 관리자에게
“이 업무에서 제가 담당해야 하는 부분과 ○○님이 담당하는 부분을 한번 정리하면 좋겠습니다.”
라고 요청할 수 있습니다.
업무를 잘 거절해도 상대가 불편해할 수는 있다
상대가 이전에는 쉽게 도움을 받다가 어느 순간 내가 범위를 정하면
“요즘 왜 이렇게 안 도와주지?”
라고 생각할 수도 있습니다.
상대가 아쉬움을 느끼는 것과 내가 잘못한 것은 같은 의미가 아닙니다.
업무상 필요한 협조는 계속하되 원래 상대가 담당해야 할 작업까지 반복해서 맡지 않는 기준을 유지할 수 있습니다.
특정 사람에게만 계속 일을 넘기는 동료인지도 볼 수 있다
그 동료가 모든 사람에게 비슷한 방식으로 부탁하는지, 아니면 거절을 잘 하지 않는 특정 사람에게만 집중하는지도 참고할 수 있습니다.
내가 늘 바로 처리해주기 때문에 자연스럽게 가장 편한 도움 창구가 되었을 수도 있습니다.
그렇다면 요청을 받을 때마다 즉시 해결해주는 대신 공식적인 자료나 담당자에게 연결하는 방식으로 바꿀 수 있습니다.
업무를 떠넘기는 문제가 반복되면 사례를 기억해두는 것이 좋다
한두 번의 부탁은 정확히 기억할 필요가 없습니다.
하지만 내 업무에 실제 영향을 줄 정도로 반복된다면 어떤 일이 얼마나 자주 있었는지 간단히 정리해둘 수 있습니다.
예를 들어
- 원래 담당 업무가 무엇이었는지
- 상대가 어떤 부분을 요청했는지
- 내가 실제로 얼마나 작업했는지
- 그 때문에 내 일정에 어떤 영향이 있었는지
를 기록해두면 나중에 관리자와 이야기할 때도 막연한
“자꾸 일을 떠넘겨요.”
보다 상황을 정확하게 설명할 수 있습니다.
관리자에게 이야기할 때 사람에 대한 불만보다 업무 구조를 설명한다
직접 조정해도 상황이 계속된다면 관리자에게 이야기할 수 있습니다.
이때
“○○님은 자기 일을 안 합니다.”
라고 평가하기보다
“최근 한 달 동안 A, B, C 업무에서 원래 ○○님이 맡은 작업 중 이 부분들을 제가 추가로 처리했습니다. 제 기존 일정에도 영향이 생겨 앞으로 역할을 조금 명확히 하고 싶습니다.”
라고 설명할 수 있습니다.
사람의 태도를 판단하기보다 실제 역할과 업무량을 조정하는 데 초점을 맞추는 것입니다.
반대로 내가 다른 사람에게 비슷하게 하고 있지는 않은지도 볼 수 있다
내가 잘 모르는 분야에서는 특정 동료에게 반복해서 도움을 받을 수도 있습니다.
나에게는 짧은 질문처럼 느껴졌지만 상대는 매번 자료를 다시 확인해야 했을 수도 있습니다.
그래서 다른 사람의 요청이 부담스럽게 느껴질 때 내가 도움을 구하는 방식도 함께 돌아볼 수 있습니다.
가능하면 먼저 스스로 확인하고, 무엇을 해봤는지 설명하고, 막힌 부분을 구체적으로 질문하는 편이 서로에게 편합니다.
도움을 요청할 때 ‘제가 여기까지 해봤는데 이 부분에서 막혔습니다’라고 말하는 것이 좋다
업무 전체를
“이거 어떻게 해요?”
라고 가져오는 것과
“가이드의 여기까지 따라했고 두 번째 단계에서 오류가 납니다. 이 부분만 같이 한번 볼 수 있을까요?”
라고 묻는 것은 상대가 느끼는 부담이 다릅니다.
서로 이런 방식으로 질문하는 문화를 만들면 도움과 업무 전가의 경계도 훨씬 분명해질 수 있습니다.
업무를 대신 해주면서 속으로만 불만을 쌓지 않는 것이 좋다
부탁을 받을 때마다
“알겠습니다.”
라고 한 뒤 속으로 계속 화가 날 수도 있습니다.
하지만 상대는 내가 불편한지 모를 수 있습니다.
몇 번의 예외가 반복적인 역할이 되고 있다면 일찍 범위를 알려주는 편이 좋습니다.
“최근 이 업무를 제가 여러 번 대신 처리했는데 계속 맡기는 어렵습니다. 다음부터는 먼저 진행하시고 필요한 부분만 제가 확인해드릴게요.”
처럼 말할 수 있습니다.
직장 동료의 업무를 어디까지 도와줄지 판단하는 다섯 가지 기준
도와줘야 할지 거절해야 할지 애매하다면 다음을 살펴볼 수 있습니다.
- 책임: 원래 이 업무의 담당자는 누구인가?
- 범위: 짧은 확인이나 조언인가, 실질적인 작업 전체를 대신하는 것인가?
- 반복: 특별한 상황에서 한 번 요청한 것인가, 같은 형태의 부탁이 계속되는가?
- 영향: 도움 때문에 내 업무 일정이나 성과에 실제 영향이 생기고 있는가?
- 변화: 한번 알려준 뒤 상대가 스스로 처리할 수 있는 범위가 늘어나고 있는가?
이 기준을 보면 동료의 모든 도움 요청을 업무 떠넘기기로 해석하지 않으면서도, 협업이라는 이름으로 상대의 담당 업무가 계속 내 쪽으로 넘어오는 상황은 구분하기 쉬워집니다.
좋은 협업은 한 사람이 계속 대신해주는 구조가 아니다
직장에서는 서로 돕지 않고 각자의 일만 하는 방식도 현실적이지 않습니다.
급한 상황에서는 동료의 일을 대신할 수 있고, 내가 잘 아는 부분을 설명해줄 수도 있습니다.
다만 도움이 반복될수록 원래 담당자가 스스로 처리할 수 있게 만드는 방향으로 가는 것이 좋습니다.
방법을 알려주고, 필요한 자료를 공유하고, 상대가 먼저 작업한 뒤 막힌 부분만 검토할 수 있습니다.
내 일정이 어렵다면 바로 수락하지 않고 가능한 시간을 알려줄 수도 있고, 업무 자체가 계속 넘어온다면 담당 범위를 다시 확인할 수 있습니다.
직장에서 동료를 잘 돕는다는 것은 상대가 요청한 일을 매번 대신 끝내주는 것이 아니라, 필요한 순간에는 지원하면서도 각자의 업무 책임이 사라지지 않도록 도움의 범위를 분명하게 만드는 것에 더 가깝습니다.
