사무실에서 일하다 보면 통화할 때 평소보다 목소리가 커지는 동료가 있을 수 있습니다. 한두 번이라면 지나갈 수 있지만, 통화가 시작될 때마다 문장이 귀에 들어와 하던 일을 다시 읽어야 한다면 집중하기가 상당히 어려워집니다.
그렇다고 “목소리가 너무 커요”라고 바로 지적하기에는 상대를 민망하게 만드는 것 같아 망설여질 수 있습니다. 특히 같은 팀에서 계속 함께 일해야 하는 동료라면 작은 불편 때문에 관계를 어색하게 만들고 싶지 않을 수도 있습니다.
이럴 때는 상대의 목소리 자체를 평가하기보다 어떤 상황의 통화가 업무에 영향을 주는지 설명하고, 그 상황에서 가능한 행동을 구체적으로 요청하는 것이 좋습니다.
먼저 ‘통화를 한다’와 ‘통화 소리가 업무를 방해한다’를 구분하세요
업무 중 전화 통화가 필요한 직장도 많습니다. 고객이나 다른 부서와 자주 연락해야 한다면 통화를 하지 말라고 요구하기는 어렵습니다.
문제가 되는 것은 통화 여부가 아니라 주변 사람이 업무를 이어가기 어려울 정도로 소리가 반복적으로 전달되는 경우입니다.
예를 들어 몇 분 정도의 업무 전화가 가끔 있는 것과, 하루에도 여러 번 사무실 전체에서 대화 내용이 들릴 정도의 음량으로 통화하는 것은 같은 상황이 아닙니다.
따라서 말을 꺼내기 전에 다음을 구분해보면 좋습니다.
- 특정 통화에서만 목소리가 커지는가?
- 하루에 얼마나 자주 반복되는가?
- 짧은 통화인지 비교적 오래 이어지는 통화인지
- 내 자리뿐 아니라 주변 여러 사람에게도 소리가 전달되는가?
- 통화를 할 수 있는 별도의 공간이 가까이에 있는가?
이렇게 보면 단순히 내가 소리에 예민한 것인지, 실제 업무 환경을 조정할 필요가 있는 상황인지 판단하기도 쉬워집니다.
통화가 끝난 직후 사람들 앞에서 지적하지 않는 편이 좋습니다
큰 소리가 신경 쓰이면 통화 중이나 끝난 직후 “조금만 조용히 해주세요”라고 바로 말하고 싶어질 수 있습니다.
하지만 여러 동료가 듣는 자리에서 말하면 상대는 업무 방식에 대한 요청보다 공개적으로 지적받았다는 느낌을 더 크게 받을 수 있습니다.
긴급하게 조용해야 하는 상황이 아니라면 통화가 끝난 뒤 다른 사람이 많이 듣지 않는 순간에 짧게 이야기하는 편이 좋습니다.
목적은 누가 잘못했는지를 보여주는 것이 아니라 이후 통화 방식을 조금 조정하는 것이기 때문입니다.
“목소리가 커요”보다 내가 겪는 업무 영향을 설명해보세요
사람마다 자신의 통화 목소리가 어느 정도 큰지 정확히 알지 못할 수 있습니다. 특히 통화 상대의 목소리가 작거나 중요한 내용을 설명하는 중에는 자신도 모르게 음량이 올라갈 수 있습니다.
그래서 성격이나 습관을 평가하는 표현보다 관찰한 상황과 업무 영향을 연결하는 방식이 효과적입니다.
예를 들어 다음처럼 말할 수 있습니다.
“말씀드릴 게 하나 있는데요. 전화하실 때 목소리가 여기까지 꽤 잘 들릴 때가 있어서 제가 문서 작업할 때 집중이 조금 끊기더라고요. 가능하면 사무실에서는 통화 목소리를 조금만 낮춰주실 수 있을까요?”
이 표현에는 세 가지가 들어 있습니다.
- 상황: 통화할 때 목소리가 자리까지 들린다.
- 영향: 문서 작업이나 집중이 끊긴다.
- 요청: 사무실에서는 음량을 조금 낮춰달라.
“원래 목소리가 너무 크신 것 같아요”처럼 사람의 특징을 평가하지 않아도 필요한 내용을 충분히 전달할 수 있습니다.
목소리를 낮춰달라는 요청만으로 해결되지 않는 통화도 있습니다
어떤 업무 전화는 내용을 설명하다 보면 자연스럽게 길어지고 목소리도 커질 수 있습니다. 중요한 고객 통화나 여러 사람이 동시에 이야기하는 회의성 통화가 대표적입니다.
이런 경우에는 상대에게 계속 작은 목소리만 요구하는 것보다 통화 장소를 바꾸는 편이 현실적일 수 있습니다.
회사에 전화 부스나 작은 회의실, 별도의 통화 공간이 있다면 이렇게 제안할 수 있습니다.
“짧은 전화는 괜찮은데 설명이 길어지는 통화는 주변까지 내용이 많이 들리더라고요. 오래 통화하실 때는 가능하면 통화 부스에서 해주시면 집중하는 데 도움이 될 것 같아요.”
짧은 통화는 자리에서, 길거나 목소리가 커질 가능성이 높은 통화는 별도 공간에서처럼 상황별 기준을 만들면 상대에게도 훨씬 실행하기 쉬운 요청이 됩니다.
개인 통화 문제와는 따로 보는 것이 좋습니다
동료가 업무 전화가 아니라 개인적인 전화를 하고 있다면 불편함이 더 크게 느껴질 수 있습니다. 그러나 이때도 두 가지 문제를 섞지 않는 것이 좋습니다.
통화 내용이 개인적인가 하는 문제와 목소리가 커서 주변 업무를 방해하는 문제는 서로 다릅니다.
현재 가장 큰 문제가 소음이라면 먼저 음량과 장소에 초점을 맞추는 것이 명확합니다. “근무 시간에 개인 통화를 왜 그렇게 많이 하세요?”까지 함께 이야기하면 근무 태도에 대한 평가로 대화가 커질 수 있습니다.
반대로 개인 통화가 너무 길어서 업무 분담이나 근무 자체에 영향을 주는 상황이라면, 그것은 통화 소리와 별도로 다룰 문제입니다.
내 자리에서만 유독 크게 들린다면 공간 문제도 확인해보세요
사무실 구조에 따라 특정 소리가 한 자리로 유난히 잘 전달되기도 합니다. 바로 옆자리에 통화를 많이 해야 하는 업무를 맡은 사람이 있거나, 파티션이 낮고 주변에 흡음 요소가 거의 없다면 개인의 노력만으로 해결하기 어려울 수 있습니다.
이 경우에는 동료에게 모든 책임을 돌리기보다 다른 방법도 함께 생각해볼 수 있습니다.
- 집중이 필요한 시간에 빈 회의실이나 집중 공간 이용하기
- 업무상 허용된다면 노이즈 차단 기능이 있는 헤드셋 활용하기
- 통화가 많은 자리와 집중 업무가 많은 자리의 배치 조정 요청하기
- 팀 차원에서 통화 공간 사용 기준 정하기
특히 같은 불편을 여러 사람이 반복해서 겪고 있다면 한 동료의 목소리 문제로만 보기보다 사무실의 통화 환경을 조정하는 것이 더 효과적일 수 있습니다.
한 번 말했는데도 반복된다면 그때는 기준을 조금 더 분명하게 말하세요
처음 요청했는데도 가끔 다시 목소리가 커지는 정도라면 습관 때문에 무심코 반복된 것일 수 있습니다. 이때는 짧게 한 번 더 알려주는 것으로 충분할 수 있습니다.
하지만 여러 차례 이야기했는데도 거의 매일 같은 상황이 반복되고, 상대가 요청을 가볍게 넘긴다면 대응 수준을 달리할 수 있습니다.
판단할 때는 다음을 살펴보세요.
- 요청한 뒤 실제로 줄이려는 모습이 있었는가?
- 특정 상황에서만 다시 커지는가, 거의 항상 같은가?
- 여러 사람의 업무에 지속적으로 영향을 주고 있는가?
- 사용할 수 있는 통화 공간이 있는데도 이용하지 않는가?
개인적인 요청으로 해결하기 어렵고 팀 전체의 집중 환경에 영향을 주는 수준이라면 팀장이나 관리자에게 특정 사람에 대한 불만으로 전달하기보다 업무 환경의 문제로 이야기할 수 있습니다.
예를 들어 “오픈된 공간에서 긴 통화가 반복되면서 집중 업무에 어려움이 있는데, 긴 전화는 통화 공간을 이용하는 기준을 정하면 어떨까요?”처럼 제안할 수 있습니다.
작은 소음 문제일수록 요청은 구체적이고 짧을수록 좋습니다
사무실의 통화 소리는 애매한 문제입니다. 전화 자체를 금지하기도 어렵고, 그렇다고 계속 참으면 집중력이 반복해서 끊길 수 있습니다.
그래서 “조용히 해주세요”라는 포괄적인 지적보다 언제 불편한지, 업무에 어떤 영향이 있는지, 무엇을 바꿔주면 되는지를 짧게 전달하는 것이 좋습니다.
짧은 통화의 음량을 조금 낮추거나, 길고 목소리가 커지는 통화만 별도의 공간에서 하는 정도의 작은 변화로도 문제가 충분히 줄어들 수 있습니다. 상대의 통화 습관 전체를 고치려고 하기보다 내가 집중해서 일할 수 있는 조건을 구체적으로 요청하는 것이 현실적인 해결 방법입니다.
